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Esta página apresenta os conceitos centrais e a terminologia utilizada em todo o Vault ERP. Compreender esses termos é essencial para navegar pela plataforma com confiança, configurar corretamente seus processos e interpretar relatórios e alertas do sistema. Se você é novo no Vault ERP, recomendamos a leitura desta página antes de explorar os demais módulos.

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Glossário de Conceitos

O Relógio é a entidade central do Vault ERP. Cada peça cadastrada no sistema recebe um ID interno único gerado automaticamente, que serve como identificador permanente em todas as operações — do cadastro à venda, passando pela autenticação e emissão de nota fiscal.Além do ID interno, cada relógio possui os seguintes atributos principais:
  • Marca — fabricante da peça (ex.: Rolex, Omega, IWC, Patek Philippe).
  • Modelo — nome comercial do relógio (ex.: Submariner, Speedmaster, Nautilus).
  • Referência (Ref) — código de modelo atribuído pelo fabricante. Veja mais detalhes no conceito de Referência abaixo.
  • Número de Série — identificador único gravado pelo fabricante na própria peça, usado para rastrear a procedência e o histórico do relógio.
  • Ano de Fabricação — data aproximada de produção, determinada pelo número de série ou por documentação original.
  • Condição — grau de conservação da peça no momento do cadastro. Veja o conceito de Condição abaixo.
Todos esses atributos ficam acessíveis na ficha completa do relógio dentro do módulo Catálogo.
A Referência (ou Ref) é o código de modelo atribuído pelo fabricante a uma configuração específica de relógio — combinando caixa, mostrador, bracelete e material. Ela é diferente do número de série: enquanto o número de série identifica uma peça individualmente, a referência identifica um modelo.Exemplos comuns:
  • Rolex 126610LN — Submariner Date com mostrador preto e luneta cerâmica.
  • Patek Philippe 5711/1A-010 — Nautilus em aço com mostrador azul.
  • Audemars Piguet 15400ST.OO.1220ST.01 — Royal Oak Selfwinding em aço.
No Vault ERP, a Referência é um campo crítico por três motivos:
  1. Identificação precisa — permite distinguir variantes de um mesmo modelo com características e valores muito distintos.
  2. Precificação baseada em mercado — o sistema utiliza a referência para sugerir preços com base em dados históricos de transações e cotações de mercado.
  3. Correspondência com a Lista de Desejos — quando um cliente cadastra uma referência na sua lista de desejos, o Vault ERP dispara um alerta automático assim que uma peça com aquela referência entra no estoque.
A Condição representa o grau de conservação físico e funcional de um relógio seminovo no momento em que ele é cadastrado no sistema. A escala adotada pelo Vault ERP é composta por cinco níveis:A condição impacta diretamente a valoração da peça e é exibida em propostas, laudos e na vitrine pública (se habilitada). Você pode atualizar a condição de um relógio a qualquer momento a partir da ficha do item no Catálogo.
O processo de Autenticação consiste na verificação da procedência e legitimidade de um relógio, confirmando que a peça é genuína e que suas especificações batem com a referência declarada. No Vault ERP, a autenticação pode ser realizada de duas formas:
  • Interna — realizada por um membro da sua própria equipe devidamente habilitado. O avaliador registra suas conclusões diretamente na plataforma, item a item.
  • Externa — conduzida por um relojoeiro certificado ou empresa especializada terceirizada. O resultado é anexado ao registro do relógio na forma de um Laudo (veja o conceito de Laudo abaixo).
Independentemente da modalidade, o processo de autenticação gera um registro datado, com identificação do responsável, que fica vinculado permanentemente à ficha do relógio. Isso agrega transparência ao histórico da peça e transmite confiança ao comprador final.Relógios com autenticação concluída exibem um selo de verificado no catálogo e nas propostas geradas pelo sistema.
A Consignação é a modalidade em que um relógio é entregue pelo seu proprietário original — chamado de Consignante — à loja para que esta realize a venda em nome dele. O relógio permanece sendo patrimônio do consignante até o momento da venda efetiva.Os principais elementos de uma operação de consignação no Vault ERP são:
  • Consignante — pessoa física ou jurídica que entrega o relógio. Seus dados ficam vinculados ao registro da peça.
  • Preço Mínimo — valor piso acordado com o consignante; nenhuma venda pode ser concluída abaixo desse valor sem aprovação explícita.
  • Comissão da Loja — percentual ou valor fixo que a loja retém sobre o preço final de venda. Calculado e exibido automaticamente pelo sistema.
  • Prazo de Consignação — data limite para a loja tentar comercializar a peça. Ao se aproximar do vencimento, o Vault ERP emite alertas automáticos para que você entre em contato com o consignante e decida sobre prorrogação ou devolução.
Ao registrar uma venda de peça em consignação, o sistema calcula automaticamente o valor líquido a ser repassado ao consignante e gera o comprovante de acerto financeiro.
Estoque Próprio refere-se ao conjunto de relógios que foram adquiridos diretamente pela loja e, portanto, são de sua propriedade. Ao contrário das peças em consignação, não há um terceiro a ser remunerado pela venda.No Vault ERP, peças de estoque próprio e peças em consignação coexistem no mesmo catálogo, mas são claramente diferenciadas por uma etiqueta de tipo visível na listagem. Isso permite que você:
  • Visualize separadamente o valor investido em estoque próprio versus o potencial de receita de comissões em consignações.
  • Aplique políticas de desconto distintas para cada tipo de peça.
  • Gere relatórios financeiros segregados por modalidade de estoque.
Para registrar uma peça como estoque próprio, selecione a opção Estoque Próprio no campo “Tipo de Entrada” ao cadastrar um novo relógio no Catálogo.
O Pipeline de Vendas é o funil que representa o ciclo de vida de cada oportunidade comercial dentro do Vault ERP — desde o primeiro contato com um cliente interessado até o desfecho da negociação. O pipeline é composto pelos seguintes estágios:Você pode mover oportunidades entre os estágios por meio de um quadro Kanban visual ou diretamente pelo registro da oportunidade. O pipeline fornece métricas em tempo real de taxa de conversão, tempo médio de ciclo de venda e receita projetada por estágio.
A Lista de Desejos é um recurso do módulo CRM que permite registrar, por cliente, quais referências de relógio ele tem interesse em adquirir. Cada item da lista inclui:
  • Referência desejada — o código de modelo específico que o cliente busca.
  • Condição aceitável — condição mínima que o cliente considera satisfatória.
  • Faixa de preço — valores mínimo e máximo que o cliente está disposto a pagar.
  • Observações — campo livre para anotações sobre preferências específicas do cliente.
Quando um novo relógio é cadastrado no Catálogo, o Vault ERP verifica automaticamente todas as listas de desejos ativas e dispara um alerta para o vendedor responsável caso haja uma correspondência de referência. Isso torna o processo de matchmaking entre oferta e demanda muito mais ágil e reduz o risco de perder uma venda por falta de comunicação oportuna.
O Laudo é o documento formal que registra o resultado do processo de autenticação de um relógio. Ele funciona como um relatório técnico que atesta — ou contesta — a autenticidade e as condições da peça avaliada.No Vault ERP, o laudo pode ser gerenciado de duas formas:
  • Upload de PDF — caso a autenticação tenha sido realizada por um terceiro (relojoeiro certificado, empresa especializada), você pode anexar o documento original em formato PDF diretamente à ficha do relógio.
  • Preenchimento na plataforma — para autenticações internas, o sistema oferece um formulário estruturado onde o avaliador preenche cada item verificado (movimento, caixa, mostrador, bracelete, serial, documentação original etc.) e registra sua conclusão.
O laudo fica vinculado permanentemente ao registro do relógio e pode ser compartilhado com clientes em propostas ou exportado isoladamente como PDF com a identidade visual da sua loja.
A NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) é o documento fiscal obrigatório para a formalização de operações de compra e venda no Brasil. O Vault ERP possui integração nativa com provedores fiscais homologados, permitindo que você emita NF-e diretamente da plataforma, sem necessidade de sistemas externos.O fluxo de emissão funciona da seguinte forma:
  1. Ao finalizar uma venda, o sistema pré-preenche automaticamente os dados do emitente (sua empresa), do destinatário (cliente) e dos itens da operação com base nas informações já cadastradas.
  2. Você revisa os dados, seleciona o CFOP adequado e confirma o envio para a SEFAZ.
  3. Após a autorização, a NF-e é armazenada na plataforma e o DANFE (documento auxiliar) fica disponível para impressão ou envio por e-mail ao cliente.
Para utilizar a emissão de NF-e, é necessário configurar previamente o certificado digital A1 ou A3 da sua empresa em Configurações > Fiscal. Consulte seu contador para garantir que o enquadramento tributário e as alíquotas estejam corretamente configurados antes da primeira emissão.

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